Onze mensen | Over AP Support | Zorg

Efficiënter inrichten en verbeteren inwerkprogramma

Een zorgkantoor heeft een belangrijke taak in het betaalbaar en toegankelijk houden van de langdurige zorg. Binnen de Wlz zijn er diverse leveringsvormen waarop aanspraak kan worden gemaakt. Eén van die keuzes is het aanvragen van een persoonsgebonden budget. De klant die extra zorg nodig heeft kan doormiddel van een pgb zelf de zorg inkopen. De klanten die extra zorg, hulp of begeleiding nodig hebben zijn mensen met een beperking, aandoening of een stoornis. Binnen het Zorgkantoor is het team ‘persoonsgebonden budget’ verantwoordelijk voor het bemiddelen bij deze zorgaanvragen en het geven van zorgadvies. Met de stijgende portefeuille pgb-houders, is dit een steeds grotere uitdaging. Daar komt bij kijken dat er veel verloop is geweest binnen het team. Kortom, er ligt een uitdaging in het verschiet. 

Doel

Het beperken van de achterstanden in de werkvoorraad door een efficiëntere inrichting van het inwerkprogramma bij team PGB.

Resultaat

Meer dan 800 uur tijdsbesparing voor het inwerken van nieuwe medewerkers. 

Uitdaging

Bij team PGB komen steeds meer aanvragen binnen die moeten worden beoordeeld. Het is belangrijk dat goed naar deze aanvragen wordt gekeken, maar ook dat de aanvragers van een PGB goed worden geïnformeerd over een PGB en de verplichtingen hieromtrent. Het zorgvuldig en goed uitvoeren hiervan kost tijd. 

De afgelopen periode is er binnen het team PGB veel verloop geweest. Met het oog op de toenemende vraag naar PGB’s ontstond er al gauw een achterstand met betrekking tot het beoordelen van deze aanvragen. Dit zorgde ervoor dat nieuwe collega’s moesten worden aangenomen. Omdat het vakgebied veelomvattend is en vereist dat je aan bepaalde standaarden voldoet, is het inwerkproces zeer intensief. Dit kost veel tijd en energie van de huidige medewerkers. 

Het Zorgkantoor is om die reden op zoek gegaan naar een projectmedewerker die kon onderzoeken waardoor de achterstanden in werkvoorraden zijn ontstaan en hoe dit opgelost kan worden. Zij zochten iemand die goed de huidige gang van zaken kan analyseren, maar ook iemand die met een positief kritische blik kan kijken naar de huidige processen en werkwijzen. Iemand die de verbinding is tussen het team en het management en weet om anderen te enthousiasmeren voor verandering. 

Een nadere analyse heeft uitgewezen dat het huidige inwerkprogramma veel tijd van de medewerkers vraagt en niet efficiënt is georganiseerd. Met het efficiënter en beter inrichten van het inwerkprogramma, kan tijd worden bespaard die elders kan worden geïnvesteerd en kan meer verbondenheid worden gecreëerd waardoor het verloop afneemt. Hiermee draagt het dus direct bij aan het grotere vraagstuk; hoe kunnen de achterstanden in werkvoorraad worden geminimaliseerd?

Resultaat

In eerste instantie was de bereidheid om het inwerkprogramma efficiënter in te richten laag. Dit komt doordat de medewerkers ervan overtuigd waren dat de huidige werkwijze de beste werkwijze was en een andere werkwijze ten koste van de kwaliteit zouden gaan. Nadat een urgentiebesef is gecreëerd dat de huidige werkwijze niet langer haalbaar is (met het oog op het aantal fte), begon langzaam de wil om te veranderen te groeien. Er zijn verschillende scenario’s uitgewerkt en voorgelegd aan de medewerkers. In samenwerking met de medewerkers hebben we uiteindelijk een scenario gekozen en wat bijgeschaafd. Dit scenario bevatte een bredere introductie binnen het Zorgkantoor en leverde een tijdsbesparing op doordat collega’s zijn gaan werken met filmpjes en klassikaal inwerken. Voor het inwerken van een vijftal medewerkers heeft dit tot een besparing van meer dan 800 uur geleid. 

Overige resultaten

Met het doorvoeren van deze verandering is er een grote stap gemaakt in het creëren van urgentiebesef en het verhogen van de bereidheid van medewerkers om te veranderen. 

Daarnaast is dit een onderdeel geweest van een grotere uitdaging, waarbij ik samen met mijn collega Maxime en de medewerkers van team PGB veel quick wins heb geïmplementeerd om de werkvoorraad te stabiliseren. Uiteindelijk hebben Maxime en ik een advies opgesteld over hoe de werkvoorraad te beheersen. Dit advies is uiteindelijk door de teammanagers omgezet in een implementatieplan en wordt op dit moment gebruikt om de voorraad weer op orde te krijgen en het verloop in te perken. 

Geïnspireerd geraakt?

Neem contact met ons op! Dit kan via support@apsupport.nl of +31 (0)35 – 699 11 66.
Meer praktijkcasussen lezen? Dat kan hier!