Alle berichten

Inwerken op afstand: maak extra ruimte voor persoonlijke aandacht

Als programmamanager ben ik binnen AP Support verantwoordelijk voor onze fixed price projecten. Ook al verdient ieder project speciale focus om zo ook het afgesproken resultaat te kunnen behalen, projecten in coronatijd vragen extra aandacht. Dit geldt helemaal als ze nog moeten starten en je de medewerkers nog moet inwerken.

Voor mij kwam het coronavirus niet helemaal uit de lucht vallen. Ik heb een persoonlijke interesse voor internationaal nieuws en in Azië domineerde het coronavirus het nieuws al enige tijd. Als een olievlek spreidde het zich uit en ook al had ik niet verwacht dat ik dit stuk vanuit mijn thuiswerkplek zou schrijven, het zaadje “wat nu als…?” was geplant.

Samen met de projectleider heb ik eind februari al nagedacht over dat “wat als ook wij ons project op afstand moeten gaan uitvoeren?. Welke werkzaamheden kunnen we uitvoeren en welke niet? Met potlood schreven we samen een ‘hoog over’-plan. Met de gedachte dat we het waarschijnlijk niet nodig zouden hebben, maar mocht het wel zo zijn, dan kunnen we de lijnen concretiseren.

Maar de praktijk was anders, we hadden onze aantekeningen wel nodig. Nederland ging op slot, maar ons project startte half april. Voor dit project hebben we 9 mensen opgeleid en ingewerkt op afstand. Omdat inwerken op afstand niet moeilijker is, maar wel echt anders, heeft de projectleider samen met de PMO’er (ook van AP Support) het opleidingsplan aangepast en volledig op-afstand-proof gemaakt.

Uitgangspunten hierin waren:

– Je wilt mensen inwerken en niet alleen maar bezighouden. Dit betekent dat we de groep in 2 hebben gesplitst en om de dag een groep meenamen in de systemen van de opdrachtgever, productinformatie en bedrijfsinformatie. De andere dagen was er een programma ingericht door de programmamanager om de wettelijke kaders mee te geven, zodat mensen ook begrepen wat ze aan het doen waren. Door een splitsing te maken in het programma, namelijk het onderdeel van de opdrachtgever en aan de andere kant de wettelijke kaders, zorg je er voor dat je in korte tijd ook een gedegen opleidingsprogramma neerzet. Je verdeelt de taken en borgt met elkaar dat het aansluit.

– Je wilt zeker weten dat mensen begrijpen wat ze doen. Dit betekent dat er iedere dag toetsen waren om te checken of iedereen mee kwam en gedurende de uitvoer van het project was er een extra kwaliteitscontrole op de verwerking.

– Je wilt zeker weten dat mensen hun vragen stellen. Dit betekent dat we een buddysysteem hebben ingericht waarin we starters koppelen aan mensen die al wat ervaring hebben.

– Je wilt zeker weten dat mensen nog goed in hun vel zitten, dus je doet dagelijks een check-in en een check-out. Daarnaast heb je op gezette tijden een bilateraal overleg via een videoverbinding.

– Je mist het om op de werkvloer hard met elkaar te kunnen werken, hard te lachen en soms even te relativeren. Dit betekent dat zaken die spontaan gaan, nu meer georganiseerd moeten worden. Even een vrijdagmiddagborrel online. Een grapje, een geintje en tijd voor elkaar maken. Dat is niet alleen fijn, maar dat is in deze tijd noodzakelijk!

We zijn inmiddels een paar weken bezig met de uitvoer van het project en het gaat goed! Het eerste piekmoment naar aanleiding van correspondentie is geweest en ondanks dat we op afstand hebben ingewerkt en elkaar niet fysiek gezien hebben, zie je dat mensen het goed oppakken. Er is geen paniek, er wordt gepiekt in de productie, zowel kwantitatief als kwalitatief en er wordt gelachen met elkaar.

Online inwerken is wat mij betreft dan ook niet moeilijk en onmogelijk, maar het verdient wel aandacht om het goed te doen en de juiste accenten neer te zetten. Omdat op afstand werken ook vrij onpersoonlijk kan zijn, is het juist belangrijk om ook ruimte te maken voor de persoonlijke momenten. Dat gaat niet vanzelf, maar dat moet je faciliteren.

Paulien Gums

Programmamanager Projecten

Nieuws

Gerelateerd nieuws

Lees meer >