Alle berichten

Online inwerken: uitdagingen, tips, voordelen en onze aanpak

Juni 2020

Het thuiswerken was al in opkomst voordat we überhaupt van Covid-19 hadden gehoord, maar de coronacrisis heeft alles in de hoogste versnelling gebracht. Inmiddels heeft heel Nederland wel een beeld bij een Zoomvergadering of Teams-overleg.

De maatregelen die door de overheid worden genomen, worden langzaam versoepeld. We mogen steeds meer, maar zeker tot september blijft het devies: ‘als je thuis kan werken, werk dan thuis’.

September 2020

De afgelopen weken loopt het aantal besmettingen in Nederland weer hard op. Bijbehorende maatregelen worden genomen of aangescherpt. Dit betekent dat de impact van dit virus voor bedrijven in veel sectoren steeds groter wordt. In de financiële sector, maar ook bij de overheid en semi-overheid zien wij steeds meer vraag naar ervaren personeel. Dat is logisch, want inwerken op afstand, hoe doe je dat? Het is het mooiste als je medewerkers minimaal hoeft in te werken, maar laten we ook reëel zijn met elkaar.

De markt met ervaren hypotheekacceptanten, specialisten bijzonder beheer, of medewerkers die ervaring hebben met de TOZO of TOFA, die is niet oneindig groot. Datzelfde geldt voor medewerkers met gemeente-ervaring of met ervaring met specifieke systemen: ook die zijn vaak schaars. Het werk moet gedaan worden en het wordt meer en meer duidelijk dat veel thuiswerken voorlopig de norm zal zijn.

Het is daarom goed om te blijven nadenken: hoe kan je toch mensen aannemen en inwerken binnen de mogelijkheden die er zijn? Online inwerken is wezenlijk anders dan nieuwe collega’s opleiden op kantoor en het vergt een andere aanpak. In deze whitepaper nemen we u mee in de belangrijkste aandachtspunten voor online inwerken.

Welke uitdagingen zijn er met het online inwerken?

Hoewel online inwerken een bepaalde flexibiliteit en vrijheid voor medewerkers met zich meebrengt, zijn er tegelijkertijd ook uitdagingen die door deze manier van (in)werken ontstaan:

  1. Inwerken is altijd al erg intensief. Zowel voor degene die ingewerkt wordt, als voor degene die inwerkt. Hoe zorg je dat die complexe materie overgebracht kan worden? Maar nog belangrijker: hoe breng je de cultuur van je bedrijf over?
  2. Je mist non-verbale communicatie sneller, waardoor zaken een eigen leven kunnen gaan leiden. Ook het sociale aspect ontbreekt, doordat je elkaar niet fysiek ziet. Dit maakt dat je een andere band krijgt met je collega’s. Als werkgever is het op afstand een stuk moeilijker om te peilen hoe het met iemand gaat. Snapt de collega de materie, waar zitten de pijnpunten, voelt hij of zij zich welkom? Je kan het wel vragen, maar hoe weet je nou zeker of het echt zo is?
  3. Mensen die thuis moeten werken na het online inwerkprogramma, worden soms onzekerder. Online inwerken legt extra druk op de medewerker. Druk en onzekerheid werken beklemmend en beïnvloeden de resultaten negatief. Omdat medewerkers minder contact met hun team en manager hebben, wordt een groot beroep op zelfstandigheid en flexibiliteit gedaan.
  4. Nog een uitdaging van online inwerken is de werkplek van de medewerker. Het is belangrijk dat iemand goed zit in zijn of haar stoel. Verder moet een werkplek voldoende rust kunnen bieden zodat de medewerker gefocust kan werken.
  5. Als leidinggevende is het op afstand moeilijker om snel te reageren en te sturen op veranderende aspecten in een project.

Als je iemand inwerkt op kantoor, is er vaak geen heel strak programma. Voor de eerste week staan de begin- en eindtijden vast, maar vaak regelt zich ook veel op de werkvloer. Dat gaat net wat anders als je elkaar niet in dezelfde ruimte ziet. Het is belangrijk om voor aanvang de verwachtingen goed uit te spreken met de medewerker die ingewerkt wordt. Dat geldt voor verwachtingen over digitale aanwezigheid, maar misschien ook wel bij kleding of de achtergrond tijdens calls (afhankelijk van het soort functie). Welke momenten zijn individueel, welke overleggen en afspraken zijn er? Van die zaken die je normaal vertelt als je een kop koffie gaat halen en de rondleiding door het pand doet.

Onze tips om deze uitdagingen het hoofd te bieden:

1. Voorkom een overvol inwerkprogramma.

Een volle planning van 8 uur lang zal er op een gegeven moment voor zorgen dat de medewerker de leerstof niet goed meer kan opnemen. Zorg dus voor voldoende interactie tussen de medewerkers, zodat van ideeën en gedachten gewisseld kan worden. Geef een medewerker ook voldoende tijd en vrijheid om zelfstudie te doen op bepaalde momenten. Doe je dit niet, dan gaat dat ten koste van het concentratieniveau van de medewerker. Bij online inwerken moeten de dagen daarom anders ingedeeld worden. Gedacht kan worden aan de volgende methodes:

  • Goedemorgen-call: Een goede methode om meteen te controleren hoe het gaat met de medewerkers. Dit is belangrijk als mensen thuis ingewerkt worden, zodat je toch mee kunt krijgen hoe het met iemand gaat. Ook kan er een planning doorgenomen worden. Wat wordt er verwacht van iedereen? Je zou hierbij een daily checkup vanuit de scrum-methodiek kunnen gebruiken. Een afsluitende end of the day-call is ook een (extra) optie.
  • Oefenen om bekend te raken met de systemen: Door te trainen met de te gebruiken systemen, kan gecontroleerd worden of de medewerkers wel voldoende kennis en vaardigheden opdoen over de systemen en applicaties die ze moeten gaan gebruiken. Om zeker te weten of iemand snapt wat hij doet, kan je een case in een demo-omgeving laten afhandelen of in productie zaken laten opzoeken, zodat hij of zij bekend wordt met de systemen. Learning by doing.
  • Zelfstandig productkennis vergaren: Het zelfstandig laten inlezen ten behoeve van productkennis zorgt ervoor dat de medewerkers wat meer “losgelaten” kunnen worden.
  • Kennismaking met collega’s: Hierbij vertellen collega’s niet alleen iets over zichzelf, hun werk of de afdeling, maar ook over de cultuur van het bedrijf. Wat is gebruikelijk? Wanneer ben je er voor elkaar? Wat is nou typisch kenmerkend voor dit bedrijf?
  • Afsluiten met een toets: Met behulp van een toets kan gecontroleerd worden of de kennis voldoende is bijgebleven bij de medewerkers.

 

2. Verklein het probleem van het sociale aspect.

  • Een buddysysteem: Een senior medewerker wordt dan verantwoordelijk voor een junior medewerker. Hij of zij wordt de “oren en ogen” van een nieuwe medewerker. Er moet ook gemeld worden als een nieuwe medewerker bijvoorbeeld niet goed in zijn vel zit. Daarbij is het voor de medewerker zelf fijn om één aanspreekpunt te hebben, want dit schept duidelijkheid. Zo voorkom je dat de nieuwe medewerker andere medewerkers teveel stoort in het werk. Zijn of haar buddy zal geregeld tijd maken voor hem of haar. Voor een manager is dit ook effectiever, want zo wordt voorkomen dat iedereen uit een team zijn of haar focus verliest. Als dat te laat ontdekt wordt, kan dit een nadelig effect hebben op de productiviteit en resultaten van het team.
  • Digitale teamuitjes organiseren: Denk aan een pubquiz of een digitale escape room. Op afstand mis je het groepsgevoel als nieuwe medewerker en door geregeld tijd te maken voor sociale borrels kan dit groepsgevoel gecreëerd of versterkt worden.

Maak binnen de afdeling kenbaar dat er nieuwe collega’s op afstand ingewerkt worden. Zorg ook dat je digitale koffiemomentjes inlast met elkaar, zoals je dat ‘offline’ ook zou doen. Welke methode je ook gebruikt, plan zaken in!

3. Heb aandacht voor elkaar.

Hierbij geldt uiteraard: goed voorbeeld doet goed volgen. Zorg dus dat je als leidinggevende tijd blokt in je agenda voor dit aspect. Ook als je een hele drukke agenda hebt. Op het moment dat je investeert in je mensen, krijg je op een gegeven moment meer lucht omdat er minder zaken mis gaan.

4. Bespreek vooraf met de medewerker hoe hij of zij thuis gaat werken.

Valt er thuis een plek in te richten waar iemand rustig en comfortabel kan zitten? Het is belangrijk dat de medewerker niet door andere gezinsleden gestoord wordt of afgeleid raakt. Ook moet de medewerker geregeld even pauze nemen om zijn focus te kunnen houden. Bespreek de wederzijdse verwachtingen, zodat dit niet tot ongemakkelijkheden leidt.

5. Heb meer aandacht voor het moreel binnen de groep.

De sturing van een project waarin online opgeleid en gewerkt wordt, is anders. Er moet meer gekeken worden of het moreel in de groep nog goed is. Hebben medewerkers er nog zin in? Van langdurig thuis werken of thuis opleiden kun je minder energie krijgen. Er zijn immers geen collega’s om je heen om je te stimuleren. Een medewerker die bijvoorbeeld van nature stiller is, heeft juist een extra stimulans nodig en kan ook meer ingetogen worden doordat hij of zij alleen thuis werkt. Ook doordat er minder fysieke controle mogelijk is met de medewerkers, is het extra belangrijk om het moreel in de groep in de gaten te houden.

Dit zorgt voor veranderlijke accenten in sturing. Ingrijpen als het gaat om productiviteit is minder nodig en daarom is het belangrijk om minder zakelijk bezig te zijn. De focus ligt meer op het individu en minder op het groepsproces en zakelijke aspecten, zoals het behalen van aantallen.

6. Met online inwerken en thuis werken is het belangrijk dat er duidelijk gecommuniceerd wordt.

Er kan namelijk niet even langs gelopen worden voor meer verduidelijking. Gezichtsuitdrukkingen ontbreken en het is soms moelijker om thuis achter een pc contact te maken met een collega. Een duidelijk en specifiek rooster voor online opleiden is daarom van cruciaal belang. Je kunt er minder vanuit gaan dat bepaalde dingen logisch zijn, het is belangrijk om alles met elkaar te bespreken. Zo is ook het geven van (duidelijke) feedback meer dan normaal nodig en moeten verwachtingen naar elkaar uitgesproken worden.

Wat zijn de positieve kanten van online opleiden/inwerken?

  • Bij AP Support is geconstateerd dat het slagingspercentage voor Wft’s hoger is als medewerkers een online opleiding hebben gevolgd in vergelijking met een opleiding op kantoor. Medewerkers kunnen daar namelijk efficiënter leren. Doordat een medewerker thuis leert, kan hij of zij een eigen moment kiezen om te studeren. Hij of zij hoeft dan minder rekening te houden met het feit dat er iets geleerd of gedaan moet worden op het moment dat een docent dat zegt.
  • Geen reistijd, waardoor een medewerker meer tijd overhoudt om zijn of haar dag in te delen.
  • Medewerkers zijn thuis soms geconcentreerder. Ze worden minder vaak onderbroken door andere collega’s en in sommige gevallen is er minder afleiding aanwezig thuis. Hierdoor zijn medewerkers productiever en maken ze minder fouten.
  • Regelmatig is er sprake van een situatie waarbij de kennis die medewerkers moeten overdragen, in hun hoofd zit. Medewerkers gaan dan naast elkaar zitten, soms met een korte en onvolledige werkinstructie. Doordat medewerkers naast elkaar zitten, kan worden laten zien hoe bepaalde applicaties werken en hoe de werkzaamheden door de nieuwe medewerker verricht moeten worden. De manier waarop de nieuwe medewerker ingewerkt wordt, hangt dan automatisch af van de persoon die hem of haar inwerkt.Met een online opleiding ga je dit probleem tegen. Elke nieuwe medewerker wordt op dezelfde manier ingewerkt. Er wordt een standaardprogramma gemaakt dat elke medewerker gaat volgen. Medewerkers kunnen dan sneller worden ingewerkt. Ook zorg je er op deze manier voor dat alle kennis op papier komt te staan en gewaarborgd wordt. Je loopt ook geen risico dat het uitvallen van een bepaalde sleutelmedewerker ervoor zorgt dat er cruciale kennis op kantoor voor een bepaalde periode ontbreekt.
  • Alle bovengenoemde punten werken kostenbesparend voor een bedrijf.

 

De unieke aanpak van AP support

Uniek aan AP Support is dat er zowel bij de klant als bij de medewerker een check wordt gedaan of zij alle benodigdheden en functionaliteiten hebben voor een online intake- en opleiding. Bij AP Support wordt er gewerkt met Microsoft Teams waarbij er een laptop nodig is met camerafunctie.

Als de klant niet bekend is met Microsoft Teams, krijgt de klant een introductie. Hierbij kan er gedacht worden aan het digitale landschap van Microsoft Teams dat wordt laten zien. Wat kun je er allemaal mee en wat is de toegevoegde waarde ervan? Aan de volgende functionaliteiten van Microsoft Teams kan gedacht worden die nuttig zijn om te laten zien:

  • Schermen delen en overnemen op een veilige manier
  • Belfunctie
  • Videofunctie met meerdere medewerkers
  • Chatfunctie
  • Notulen die gemaakt worden met Microsoft Teams krijgen alle deelnemers te zien als de chat afgesloten wordt. Er kan dus door de persoon die inwerkt gecontroleerd worden of de nieuwe medewerker op de juiste weg is en het materiaal wel goed begrepen heeft.

 

De unieke aanpak van AP Support maakt dat we medewerkers hebben die denken in oplossingen, die creatief zijn en niet bang zijn om outside the box te denken. Dat geldt zowel voor de mensen die ingewerkt moeten worden, als voor onze consultants die al voor u werken en zelf nieuwe mensen kunnen inwerken. En zijn er toch problemen? Dan denken wij graag met u mee om die te verhelpen. Inmiddels hebben we bij veel van onze klanten kunnen laten zien dat het mogelijk is om nieuwe medewerkers op afstand in te werken.

De klant moet het vertrouwen krijgen dat AP Support een oplossing biedt die ervoor zorgt dat medewerkers minstens zo goed en mogelijk zelfs beter worden opgeleid. Dat is voor ons belangrijk. Online opleiden brengt standaardisatie van de leerstof met zich mee. Hierdoor worden uitdagingen met betrekking tot onvolledigheid van werkinstructies of het niet volledig delen van alle kennis door bestaande medewerkers, opgelost.

Conclusie

Het online inwerken is niet moeilijker dan op een kantoor, maar het gaat niet als vanzelfsprekend. Het vergt een andere voorbereiding en er zijn specifieke functionaliteiten op de pc voor nodig. Voor online inwerken is een goede borging nodig van alle verschillende processen binnen een bedrijf. Deze periode van corona is een mooi en goed moment om alle benodigde kennis goed te waarborgen zodat alles op papier staat. Zo heeft ieder nadeel ook zijn voordeel…

Nieuws

Gerelateerd nieuws

Lees meer >