Alle berichten

Waarom je processen eerst zou moeten standaardiseren, voordat je ze automatiseert

Software-development is een vaak kostbaar proces dat nauwgezet uitgevoerd moet worden. Er kleven immers veel risico’s aan. Het is daarom van belang dat dit proces in goede banen wordt geleid. Ook dient de software goed aan te sluiten op de bedrijfsprocessen die het moet ondersteunen.

Toch is het vaak zo dat de oplossing te snel gezocht wordt bij IT-teams, terwijl het issue in de eerste plaats op de werkvloer speelt. Dit is ook waarom het teruggaan naar de werkvloer binnen de LEAN-filosofie zo’n groot belang heeft.

AP Support pleit ervoor om daarom bottom-up procesoptimalisatie te faciliteren door middel van de inzet van Business Application Developers. Dit zijn consultants die vanuit hun operationele ervaring, met behulp van diverse middelen, processen optimaliseren. De toegevoegde waarde zit in het feit dat de processen eerst door hen verbeterd en gestandaardiseerd worden, voordat er wordt overgegaan op automatisering.

Hieronder geef ik 4 redenen waarom je processen eerst zou moeten standaardiseren, alvorens je ze automatiseert. Het inzetten van Business Application Developers kan voordeel bieden hierbij.

  1. Bijzaak en hoofdzaak onderscheiden

Een belangrijk element in het opstellen van processen is het maken van een goede inschatting van scenario’s. Wat is hoofdzaak en wat is bijzaak? Als operationeel medewerker heb je vaak eerder inzicht in wat regelmatig voorkomt en wat minder vaak voorkomt. Dit gecombineerd met automatiseringsinzicht, geeft je de juiste focus: welke processen moeten wel en welke zouden niet geautomatiseerd moeten worden?

  1. Focus op effectiviteit

Door te automatiseren kun je hetgeen wat je doet, sneller doen. Een computer volgt echter enkel een set van instructies op. Het verschil tussen een mens en een computer is dat een computer dit sneller en consequenter doet. Hierdoor wordt het proces efficiënter, maar niet per se effectiever. Effectiviteit ontstaat immers pas als onderdelen van het proces verwijderd of vervangen worden. Dit vereist een inhoudelijke wijziging en daarom is het uiteraard van belang dat zoiets door iemand met kennis van de inhoud gedaan wordt. Een Business Application Developer kan zich hier, vanuit operations, over buigen.

  1. Quick fix

In het verbeteren van het proces is het niet altijd nodig om voor de meest technische (en daarmee ook vaak de duurste oplossing) te kiezen. Soms werkt het maken van kleine verbeteringen ter plekke, beter. Dit kun je beter door een BAD laten oppakken, wanneer deze bezig is om het proces te verbeteren, dan wanneer je een bepaald proces besluit geheel te automatiseren.

  1. Back to basics

Ieder proces kent uitzonderingen, specialisten en workarounds. Vaak zijn deze processen met goede bedoelingen ingesteld, maar soms hebben ze niets te maken met het doel van de afdeling. Service is goed, maar het zou in balans moeten zijn met het werk dat verricht moet worden. Soms is het slim om dus weer even back to basics te gaan. Dit soort discussies zijn inhoudelijk en moeten eerst gedaan worden, voordat men verder gaat met automatiseren.

Tot slot

Te snel worden procesverbeteringen gezocht in de hoek van automatiseren, zonder dat eerst het proces verbeterd wordt. Het is van belang om eerst het proces te standaardiseren waarbij gekeken wordt naar de basics en welke zaken echt belangrijk zijn. Pas als dat gedaan is wordt het interessant om zaken te automatiseren Het aannemen van Business Application Developers, personeel dat vanuit de operations applicaties ontwikkelt, draagt bij aan een betere digitale strategie waarmee de uitdagingen van morgen vandaag aangegaan kunnen worden.

Wouter Mertens

Innovatiemanager - AP Support

Nieuws

Gerelateerd nieuws

Lees meer >