Over AP Support | Zorg

Praktijkcasus Marjolein: optimalisatie verbetermanagement

Aanleiding

Sinds 2016 is het binnen de verpleeghuiszorg verplicht om een incidentmeldingssysteem te hebben. Het doel hiervan is om het voor zorginstellingen gemakkelijker te maken deze meldingen te analyseren en te voorkomen. Zorgspectrum wil graag het verbetermanagement naar aanleiding van de incidentmeldingen optimaliseren. Om deze reden voerde ik een onderzoek uit naar het huidige proces van melden, analyseren en borgen van de incidentmeldingen op twee locaties.

Proces

  • Binnen het incidentenmeldingssysteem van de zorginstelling analyseerde ik de incidentmeldingen van beide locaties. Doorklikgemak en gebruiksvriendelijkheid van het systeem nam ik hierbij ook mee.
  • Om inzicht te verkrijgen in de manier waarop incidentmeldingen het best kunnen worden afgehandeld en welke factoren en waarborgen nodig zijn om te implementeren, voerde ik een literatuuronderzoek uit.
  • Om inzicht te verkrijgen in het huidige proces en de houding van de medewerkers, hield ik interviews op verschillende lagen binnen de organisatie. Ik sprak met de manager Nieuw Thuis, de manager Expertise en Behandeling, 2 projectmedewerkers, beide locatiehoofden, 3 COZO’s en 6 verpleegkundigen/verzorgenden.

Ontdekte knelpunten:

Momenteel ligt de focus vooral op het afhandelen van incidenten in plaats van op het voorkomen van incidenten. Belangrijke knelpunten zijn de volgende:

  • Meldingen zijn niet op elke laag een belangrijk en terugkomend onderdeel, dit wordt ook niet overal even goed gefaciliteerd.
  • Er is structureel niet genoeg aandacht voor de meldingen. Dit resulteert in gebrek aan analyses en terugkoppeling.
  • Informatie en communicatie behoeft verbetering. Het huidige gebrek hieraan werkt demotiverend voor medewerkers, leidt tot onvoldoende uitwisseling van kennis en resultaten en leidt daardoor tot onvoldoende leren en verbeteren.
  • Er is onvoldoende duidelijkheid over de rol en verantwoordelijkheid van de betrokkenen in het proces waardoor niet iedereen voldoet aan deze rol.

Aanbevelingen

Naar aanleiding van de verbeterpunten die naar voren kwamen uit het onderzoek, deed ik een aantal concrete aanbevelingen. Deze kunnen de zorginstelling op weg helpen naar een structureel en leerzaam proces om met de incidentmeldingen om te gaan. De aanbevelingen dienen als input om het verbetermanagement binnen de zorginstelling te versterken. Kort samengevat houden die het volgende in:

  • Duidelijkheid en verantwoordelijkheid: maak afspraken over wat er wel en niet gemeld moet worden. Update daarnaast het beleid en breid dit uit met rollen en verantwoordelijkheden voor elke betrokkene.
  • Terugkoppeling en analyse: maak afspraken over de analyses die uitgevoerd worden op elk niveau en hoe vaak daar terugkoppeling over verwacht mag worden. In de rapportage is een concreet voorstel opgenomen hoe dit in te richten.
  • Het doorleven van het belang van melden: herken en erken het belang van de meldingen en draag dit uit vanuit het management, niet omdat het moet, maar omdat we het belangrijk vinden. De COZO’s en locatiehoofden spelen een grote rol in het motiveren en stimuleren van medewerkers. Faciliteer het personeel daarnaast door middel van trainingen in analyseren en een gedegen inwerkprocedure.                             
  • Systeemaanbevelingen: pas en vul het systeem zo mogelijk aan om het doen van een melding zo gemakkelijk mogelijk te maken en eenduidige analyses te vergemakkelijken. Er zit veel potentieel binnen de organisatie waar nog niet voldoende gebruik van gemaakt wordt. Wanneer de zorginstelling echt gemotiveerd is om aan deze punten te werken, kan zij veel bereiken en het lerend vermogen binnen de organisatie versterken. 

Resultaat

Er is een adviesrapport opgeleverd en een presentatie gegeven. Reacties van medewerkers gedurende het onderzoek waren positief. Zij zijn op deze manier al meer betrokken geraakt bij het proces en voelen zich gehoord.

Geïnspireerd geraakt?

Neem contact met ons op! Dit kan via support@apsupport.nl of +31 (0)35 – 699 11 66.

Meer praktijkcasussen lezen? Dat kan hier!