Amazing People | Traineeship

Elke over haar bijzondere project bij Gemeente Tilburg

Dit jaar in maart ging ik van CZ naar een hele andere tak van sport: de Gemeente Tilburg. AP Support had de aanvraag voor een PMO-talent voor de Gemeente Tilburg ontvangen voor het project Dag van de Stad. Ik sluit naadloos op deze aanvraag aan. Complexe, grootschalige evenementen zijn voor mij geen onbekend terrein en ik woon op minder dan 10 minuten fietsen van het kantoor vandaan. Het is de ideale match.

Het was wel vier jaar geleden dat ik voor het laatst een grootschalig evenement georganiseerd had, dus het was wel even spannend. Helemaal omdat ik nog nooit een evenement voor en met een bestuurlijk orgaan had georganiseerd.

Dag van de Stad

Het project waar ik mee aan de slag ging, heette de Dag van de Stad. Dit is het grootste congres over stedelijke ontwikkeling dat jaarlijks op initiatief van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koningsrelaties (BZK) wordt georganiseerd. Het evenement trekt als een reizende karavaan door het land en is ieder jaar in een andere stad te gast. Dit jaar was die eer Tilburg te beurt gevallen. Het thema van dit jaar was “De stad is van iedereen”. Alle programmaonderdelen van het congres en de hele Nacht van de Stad stonden in het teken van inclusie.

Toen we aan de organisatie van dit evenement begonnen, kwamen we er al snel achter dat het niet alleen om de Dag (en Nacht) van de Stad zou gaan, maar dat dit project uit vier evenementen in één bestond, namelijk:

  • De Nacht van de Stad

Vindt de avond voor de Dag van de Stad plaats en is het informele voorprogramma voor de Dag van de Stad.

  • De Dag van de Stad

Het grote congres, dat dit jaar volledig in de Spoorzone Tilburg plaats heeft gevonden. Met allerlei uiteenlopende programmaonderdelen, denk hierbij aan: Last lectures, een boekenclub, theatervoorstellingen, interviews en Talks of the Town.

  • Het bestuurdersprogramma

Parallel aan het congres vindt het bestuurdersprogramma plaats. Tijdens het bestuurdersprogramma werd er echte, actuele Tilburgse casuïstiek en problematiek besproken. Er waren in totaal 10 tafels met 10 verschillende onderwerpen waarover gesproken werd en de 115 aanwezige bestuurders waren specifiek voor een onderwerp uitgenodigd omdat dit in zijn/haar gebied van expertise ligt.

  • De Ontwerpateliers

De Ontwerpateliers waren een pilot dit jaar. Dit evenement werd gestart met een workshop Design Thinking, gegeven door hoogleraar Matthijs van Dijk. Na de workshop zijn alle aanwezigen aan de slag gegaan met Tilburgse casuïstiek en hebben door middel van wat zij tijdens de workshop hebben geleerd, geprobeerd een oplossing voor de casus te vinden.

Aftermovie Nacht van de Stad 2022

Mijn werkzaamheden

Mijn projectleider werkt al ruim 10 jaar bij de gemeente en heeft verschillende projecten mogen draaien, maar zo’n groot en complex evenement had ze nog nooit georganiseerd. Het was een mooie wisselwerking: zij was verantwoordelijk voor het bestuurlijke aspect (eerste aanspreekpunt voor wethouders, burgemeester, etc.) en ik zou het coördinerende, creatieve, logistieke gedeelte oppakken. Dit betekende voor mij dat ik echt aan moest poten.

Zo heb ik de Nacht van de Stad helemaal alleen opgepakt. Ik was eindverantwoordelijk voor de creatieve invulling, de logistiek, het werven en aansturen van de vrijwilligers, eindverantwoordelijk voor het bewaken van het budget, de communicatie, financiële afhandeling, noem het maar op.

Maar ook voor de Dag van de Stad heb ik veel gedaan. Voor het congres was ik bijvoorbeeld het eerste aanspreekpunt voor interne collega’s, het ministerie en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Ik was verantwoordelijk voor de verslaglegging tijdens overleggen, heb een twintigtal excursies door de binnenstad georganiseerd, iedere maand een nieuwsbrief geschreven en vrijwilligers geworven en aangestuurd. Ik was eindverantwoordelijk voor het beheren van het budget en de financiële afhandeling, archivering van belangrijke documenten en het plannen van overleggen met zowel de bestuurlijk als de ambtelijk opdrachtgever en het gehele college van B&W.

En hier kwamen dan ook nog werkzaamheden voor de Ontwerpateliers en het Bestuurdersprogramma bij. Met andere woorden: ik deed HEEL ERG VEEL. Er is geen enkele opdracht binnen AP Support geweest waarbij ik zoveel heb moeten doen als hier bij de Gemeente Tilburg. Maar het was wel enorm de moeite waard.

De Nacht en Dag van de Stad

Op woensdagavond 28 september is het dan eindelijk zover. De deuren van Club Smederij gaan om 19.00u open en de genodigden en de pers stromen binnen om naar het openingswoordje van burgemeester Weterings te luisteren. Een half uur later komt iedereen naar buiten om een van de acht unieke excursies te doen of het gratis programma te bezoeken.

De Nacht van de Stad is, in het kader van inclusie, namelijk voor zowel de bezoekers van het congres als de inwoners van Tilburg toegankelijk. Hier vinden jullie de plattegrond van de Nacht, zodat jullie een beeld hebben van wat er die avond allemaal te doen was.

Er is die avond tot diep in de nacht geborreld, ervaringen zijn uitgewisseld, er is gekletst en gefeest. Zelf lig ik op tijd in bed, want ik moet de dag erop natuurlijk ook nog presteren.

06.00: Donderdagochtend 29 september. De wekker gaat. Er zijn gisteren een hoop mails binnengekomen, dus die wil ik even wegwerken voor ik naar het evenemententerrein ga en de vrijwilligers opvang en instrueer over hun werkzaamheden.

08.15: Bij aankomst in de Koepelhal zie ik mijn collega’s van de gemeente en het ministerie al staan. De 55 mbo-studenten hospitality die mij komen helpen, druppelen net binnen.

09.00: De deuren van de Koepelhal gaan open en de eerste bezoekers stromen binnen. Er worden zo’n 1250 mensen verwacht. Iedereen staat in de startblokken en is ready to go.

09.30: Het plenaire gedeelte van de Dag is begonnen. Schrijver Özcan Akyol praat het aan elkaar en de burgemeester houdt wederom een openingswoordje. Maar ook wethouder Van der Pol, wethouder Lahlah en secretaris-generaal van BZK, Maarten Schurink, zijn aanwezig om het congres officieel te openen. Na de opening in de Koepelhal gaat iedereen zijn eigen weg. Het mooie aan de Dag van de Stad is namelijk dat je niet vast zit aan een door de organisatie bepaald programma. Je kan je eigen programma samenstellen.

De kop is eraf en alles verloopt redelijk voorspoedig. Natuurlijk zijn er hier en daar brandjes die ter plekke geblust moeten worden, maar niets is onoplosbaar en de bezoeker heeft nergens last van. Om half vijf komen we allemaal nog één keer in de Koepelhal samen voor een Last Lecture van Suzanne Potjer, Chief Exploration Officer van BZK, waarin zij vertelt over hoe belangrijk het is om de wederkerigheid in publieke samenwerkingen terug te vinden.

De Dag wordt afgesloten met een interview van Özcan Akyol met Rijksbouwmeester Francesco Veenstra. Hij vertelt over het belang van efficiënt wonen, wat hij doet om de woningcrisis in ons land te verminderen en hoe hij minister De Jonge hierin adviseert.

Daarna is het tijd voor een borrel! Moe maar voldaan lopen projectleider Anneke en ik de Koepelhal uit. We proosten met elkaar op een grandioos succes. Zowel de burgemeester als enkele wethouders komen persoonlijk naar ons toe om ons te feliciteren met deze dag. De burgemeester vindt dat we een prachtig visitekaartje voor de stad hadden afgegeven en dat we trots op onszelf mogen zijn. Dat zijn we zeker!

Aftermovie Dag van de Stad 2022

Beste editie tot nu toe

Twee weken later krijgen we vanuit het ministerie de uitslag van de enquête die na het congres naar de bezoekers gemaild is. En wat blijkt? De editie in Tilburg is de best beoordeelde editie van Dag van de Stad ooit! Zowel de Dag als de Nacht zijn beide met een 8,2 beoordeeld. Uiteraard is dit nieuws ook onze burgemeester ter ore gekomen en niet veel later volgt vanuit zijn secretaresse een uitnodiging voor een bedankmomentje op zijn werkkamer. Anneke en ik worden bij de burgemeester ontvangen en krijgen van zowel hem, de gemeentesecretaris en de wethouders grootse complimenten, een grote bos bloemen, gebakjes en een keramisch Tilburgs Tegeltje.

Dit is een van de mooiste opdrachten die ik in vier jaar werken bij AP gehad heb!

Ook aan de slag bij de gaafste opdrachtgevers? Check onze vacatures.