Onze mensen | Over AP Support | Zorg

Janet over haar rol als projectleider

Sinds juli vorig jaar ben ik als projectleider werkzaam bij een zorgkantoor voor de afdeling Zorgbeoordelingen PGB Wlz. Deze afdeling had grote achterstanden met het verwerken en beoordelen van nieuwe en gewijzigde zorgcontracten en zorgbeschrijvingen. Het zorgkantoor is gaan oriënteren om de opgelopen achterstanden extern uit te besteden tegen stuksprijzen en hebben informatie ingewonnen over de mogelijkheden binnen AP Support. Op basis van de gegeven informatie en wensen van het zorgkantoor, zijn we intern, bij AP aan de slag gegaan om een planning te maken. We hebben een offerte aangeboden, waarbij verschillende scenario’s mogelijk waren, op basis van aantal beschikbare fte, aantal stuks en de verwachtte einddatum. Na een akkoord op de offerte hebben we een projectteam samengesteld, op basis van de door het zorgkantoor geschetste profiel van een geschikte medewerker. Denk hierbij onder andere aan skills als Wlz-kennis, communicatief en sociaal vaardig, nauwkeurig en stressbestendig zijn.

Met welk vraagstuk ben jij aan de slag gegaan?

Na het samenstellen van het projectteam konden we aan de slag! Het doel: binnen 3 maanden 4800 zorgbeoordelingen PGB Wlz verwerken, met een gemiddelde verwerkingstijd van 23 minuten per stuk. Een flinke uitdaging!

We startten met een tweeweekse interne opleiding, waarbij we werden klaargestoomd voor de werkzaamheden. Tijdens het opleidingstraject kregen alle projectmedewerkers uitleg over de te gebruiken systemen. Onder begeleiding werden zorgbeoordelingen uitgevoerd, met een 100% kwaliteitscontrole. De werkzaamheden konden vervolgens zelfstandig uitgevoerd worden volgens de werkinstructies van het zorgkantoor. Binnen een mum van tijd hadden we een goedlopend team van AP-collega’s op poten gezet en konden we ons focussen op de echte uitdaging: het halen van de targets, het realiseren van de geplande werkzaamheden en dat alles volgens de gevraagde kwaliteitseisen.  

Hoe heb je dit aangepakt?

Het belangrijkste hierbij was: een realistische planning, goed communiceren met de collega’s, zo efficiënt mogelijk werken, de behaalde resultaten in beeld krijgen en blijven monitoren en de teamspirit hoog houden. Ik heb een rapportage gemaakt waarin ik de gerealiseerde aantallen kon bijhouden en kon monitoren hoe we ten opzichte van de planning ervoor stonden. Zo kon ik op tijd bijsturen waar nodig, om het uiteindelijke doel te behalen. Wekelijks hield ik alle stakeholders op de hoogte van de stand van zaken door middel van de rapportage.

Verder heb ik een dagstart geïntroduceerd om de behaalde resultaten ook met het projectteam te delen en om te kijken hoe het met iedereen gaat. Aangezien we voornamelijk thuis aan het werk waren, was dat gelijk een mooie manier om elkaar steeds beter te leren kennen, wat weer zorgde voor een betere teamspirit. Om niet alleen de kwantiteit maar ook de kwaliteit hoog te houden, heb ik gezorgd voor een interne kwaliteitscontrole. Zo kunnen we goed blijven monitoren of we voldoen aan de kwaliteitseisen van het zorgkantoor.

Wat was het resultaat?

De achterstanden waren snel weggewerkt, dus konden we de afdeling ook nog ondersteunen op andere, vergelijkbare werkzaamheden. Uiteindelijk zijn we erin geslaagd om de deadline van 4800 zorgbeoordelingen binnen 3 maanden te halen! We hebben hierbij als projectteam zelfs een 17% verlaging van de verwerkingstijd weten te realiseren. Daarnaast bleek uit de kwaliteitscontroles dat ook de kwaliteit op orde was. Deze successen hebben ervoor gezorgd dat we komende maand alweer voor het 4e kwartaal op rij met het projectteam het zorgkantoor mogen ondersteunen.

Welke tip(s) heb jij aan lezers?

Een goede (capaciteits)planning en communicatie met alle betrokkenen zijn belangrijke aspecten voor een succesvol verloop van een project. Wees daarnaast flexibel en anticipeer op onverwachte situaties. Er zullen altijd dingen op je pad komen waar je niet op gerekend had of die tegenzitten, ook al is je planning nog zo goed. Ga dan op zoek naar de best mogelijke oplossing, om uiteindelijk alsnog bij je einddoel te komen. Verder is een goede samenwerking en efficiënt werken van belang. Een goede teamspirit en gefocust werken resulteert in een snellere verwerkingstijd en een hecht team wat voor elkaar door het vuur gaat!

Geïnspireerd geraakt?

Neem contact met ons op! Dit kan via support@apsupport.nl of +31 (0)35 – 699 11 66.

Meer praktijkcasussen lezen? Dat kan hier!