Onze mensen | Traineeship | Zorg

Nicole over haar opdracht bij ONVZ

Wat was de opdrachtsituatie?

Vorig jaar augustus begon ik mijn eerste opdracht vanuit AP Support bij ONVZ. Ik werd gelijk voor een volledig jaar geplaatst op de afdeling Machtiging- en Declaratiebeheer binnen het team Paramedie, Alternatief/overig en Mondzorg. In het begin was het vooral de processen leren kennen en productie draaien. Zo is het team verantwoordelijk voor declaraties die niet door het systeem verwerkt kunnen worden en voeren wij correcties uit wanneer declaraties onterecht worden afgewezen. Of als er in eerste instantie meer informatie nodig was om de declaratie te kunnen verwerken.

Toen ik de dagelijkse werkzaamheden al snel onder de knie had, wilde ik al gauw meer verantwoordelijkheid en taken op mij nemen. Ik zag de opdrachtduur van een jaar als een uitgelezen kans om mezelf binnen het team te ontwikkelen en mijn stempel te kunnen drukken. In samenspraak met mijn leidinggevende was daar gelukkig al snel een nieuwe uitdaging voor mij buiten de vaste werkzaamheden.

Met welk vraagstuk ben jij aan de slag gegaan?

Tijdens mijn inwerkingsproces was het nog de norm om thuis te werken. De eerste week kon ik op kantoor komen samen met de collega’s die mij gingen inwerken, verder was het leeg. De weken daarna ging het inwerken online, door middel van teams en het delen van de schermen. Zo leerde ik al snel de dagelijkse werkzaamheden zelfstandig uit te voeren.

Daarnaast was er via mijn leidinggevende geregeld dat er met alle collega’s een momentje was ingepland om elkaar wat beter te leren kennen. Binnen een team komen werken waarvan je de meeste mensen niet in leven de lijve kan zien, is natuurlijk even wennen. Deze momentjes zorgden toch wel voor een kleine ijsbreker. Al was ik uiteindelijk wel blij dat op kantoor werken op een gegeven moment weer steeds meer mocht. De gezelligheid mis je thuis toch wel.

Ik zag de opdrachtduur van een jaar als een uitgelezen kans om mezelf binnen het team te ontwikkelen en mijn stempel te kunnen drukken. Al snel was ik op zoek naar een nieuwe uitdaging. In samenspraak met mijn leidinggevende was daar gelukkig al snel een nieuwe uitdaging voor mij buiten de vaste werkzaamheden.

Voor een nieuw project was er een multidisciplinair team opgesteld waarbij nog iemand nodig was vanuit mijn team Machtiging- en Declaratiebeheer. ONVZ is een restitutieverzekeraar, wat inhoudt dat zij ook zorg vergoeden van zorgverleners waarmee geen contract is afgesloten. Hoe de vergoeding dan geregeld is, staat in de polisvoorwaarden vermeld. Met het nieuw opgestelde multidisciplinaire team zijn wij een pilot gestart om zo te kijken naar deze voorwaarden en wat dit inhoudt voor de vergoeding. Als afgevaardigde van Machtiging- en Declaratiebeheer was er aan mij een grote taak, namelijk om zowel de afdeling op de hoogte te stellen van de wijzigingen die het project voor mijn collega’s meebracht, als de rest van het projectteam up-to-date te houden van de trends binnen de declaraties en opvallendheden hierin. Naast communicatie met mijn eigen team heb ik ook contact over het project gehouden met het servicecenter, zodat zij bij vragen weten wat zij kunnen vermelden.

Welke (verbeter)ideeën had je daarbij of welke oplossing heb jij daarvoor bedacht?

Doordat het een pilot was, kwamen er gaandeweg een hele hoop dingen op ons pad waar wij vooraf niet op hadden gerekend. Om het overzicht te bewaren, heb ik een document gemaakt met daarin alle lopende zaken en kort omschreven wat er gaande is. Bijvoorbeeld wanneer er contact gezocht moest worden met zorgverleners. Waarom hebben we contact gezocht? Wat was de reactie? Dit document heb ik constant up-to-date gehouden en ook kort samengevat laten staan wanneer iets afgesloten was, zodat we altijd nog konden teruggrijpen naar wat er eerder al is gedaan. Daarbij heb ik voor mijn team een nieuwe werkinstructie gecreëerd naar aanleiding van de aanpassingen die uit het project zijn gekomen. Dit ook om mijn kennis vast te leggen voor wanneer mijn opdracht is afgelopen.

Hoe heb je dit aangepakt?

Ik heb zo veel mogelijk gelogd van de dingen die ik doe en dit in een document ondergebracht, dat voor iedereen toegankelijk is die het nodig heeft. Denk bijvoorbeeld aan standaardbrieven en afspraken die met bepaalde zorgverleners zijn gemaakt. Daarnaast ben ik ook tijdig begonnen met het overdragen van mijn taken binnen dit project aan een nieuwe persoon, gezien mijn opdracht eind juli afloopt. Sinds juni bespreek ik alle lopende zaken met deze collega, zodat hij straks precies weet wat er speelt.

Wat was het resultaat?

Gezien de pilot nog loopt, is het lastig om al een eindresultaat daaraan vast te koppelen. Voor mij persoonlijk heeft het geresulteerd in een hele hoop nieuwe kennis over de gang van zaken bij een zorgverzekeraar. Door samen te werken met een multidisciplinair team leer je situaties vanuit verschillende belangen binnen de organisatie bekijken. Daarbij zorgt zo’n pilot ervoor dat je constant aan het evalueren bent met elkaar. Wat is de huidige stand van zaken? Loopt het momenteel allemaal nog zoals we dat willen? Moeten er dingen worden aangepast in onze werkwijzen? Door constant dit soort vragen te stellen, blijf je verbeteren.

Welke tip(s) heb jij aan lezers?

Laat vooral aan jouw opdrachtgever weten wat voor capaciteiten je in huis hebt en dat je niet bang ben voor een beetje meer uitdaging. Dit maakt het werk des te leuker.


Ook solliciteren bij AP Support? Bekijk onze vacatures hier.