Over AP Support | Zorg

Praktijkcasus Jessie: het ontwikkelen van meerdere dashboards

Ik ben procesondersteuner bij Team Huisbezoeken op de afdeling PGB bij een zorgkantoor. Hier ben ik deels meewerkend in de planning van de huisbezoeken en vanuit daar gaan we als team het proces van de planning onderhanden nemen. Deze opdracht als geheel is een langetermijnproces, maar we hebben wel al een aantal dingen kunnen doorvoeren.

Uitdagingen en oplossingen

In de eerste weken nadat ik aansloot bij het team, heb ik een mood monitor gemaakt, waarbij er elke week drie wisselende vragen in een enquête staan die de medewerkers beantwoorden. Met behulp van Excel heb ik een tool gebouwd, zodat de gegevens weergegeven worden op een manier die makkelijk en overzichtelijk is. Elke week tijdens het teamoverleg deel ik deze gegevens in een geanonimiseerde grafiek en dit brengt een gesprek op gang over de verschillende onderwerpen. Sinds dit is ingevoerd wordt er veel meer gedeeld en is er meer communicatie binnen het team, waaruit weer waardevolle punten worden gehaald voor eventuele verbetering.

Verder was er de wens om wekelijks een overzicht te krijgen over gedane en geplande werkzaamheden. Hiervoor moest tot nu toen alles met de hand geteld worden. Ik heb hiervoor een tool gebouwd met Excel, waardoor er via een aantal rapportages die al bestonden, makkelijk een kort overzicht gegeven kan worden. Ik heb deze zo gebouwd dat hij door het team dat verantwoordelijk is voor de planning zelf gebruikt kan worden. Op dit moment ben ik het team daarop aan het inwerken.

Resultaat

De dashboards leveren tot nu toe veel positieve reacties op. Vanuit het planningsteam kan men nu trots delen hoe hard ze werken om alle werkzaamheden om de huisbezoeken heen te doen, en vanuit de klantenadviseurs omdat ze kunnen zien dat we goed op schema liggen met de doelstellingen. Het zijn geen kwantificeerbare resultaten, maar de sfeer in het team is al voelbaar verbeterd.

Tips:

Wat ik tot nu toe heb kunnen doen in dit team, was vrij specifiek nodig voor het team. Zeker de mood monitor die ik heb gemaakt is echter op een simpele manier in elk team dat daar interesse in zou hebben, in te zetten. Verder is vooral het nut van Excel weer naar voren gekomen. Het is goed om deze skills te onderhouden, omdat deze ook voor andere opdrachten zeker van belang kunnen zijn!

Geïnspireerd geraakt?

Neem contact met ons op! Dit kan via support@apsupport.nl of +31 (0)35 – 699 11 66.

Meer praktijkcasussen lezen? Dat kan hier!