Over AP Support | Zorg

Praktijkcasus Milou: administratieve werkdruk verlagen

Aanleiding

Zorgkantoren houden zich bezig met zorgaanvragen binnen de Langdurige Zorg (LZ). Deze casus betreft één van deze zorgkantoren in Nederland, dat verantwoordelijk is voor de LZ binnen zeven zorgkantoorregio’s. Binnen dit zorgkantoor zijn onder meer de Zorginhoudelijke Klantadviseurs werkzaam, in de expertises Verpleging en Verzorging (V&V) en Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) & GGZ-Wonen (GGZW).

Zij houden zich onder andere bezig met (groeps)meerzorgaanvragen, waarbij er meer behoefte is dan de geïndiceerde zorg, maar ook met persoonsgebonden budget (PGB) en extra kosten thuis (EKT). Deze werkzaamheden vergen veel tijd van de Klantadviseurs. Om volledig aandacht te kunnen besteden aan de inhoudelijke (zorg)vraag van cliënten, mantelzorgers en zorgaanbieders, is er behoefte om de administratieve werkdruk te verlagen.

Het proces

]    Om te bewerkstelligen dat de Klantadviseurs zich kunnen focussen op de zorginhoudelijke werkzaamheden, is het van belang te inventariseren welke administratieve taken overgedragen kunnen worden aan een nieuwe collega.
]    Uit deze inventarisatie kwam onder andere het administratieproces rondom meerzorgaanvragen, het maken en versturen van beschikkingen, het beoordelen van meerzorg-heraanvragen, het verwerken van verhuizingen van cliënten in AZR-NL en het registeren van spoedzorg.
]    Dit leidde tot het aannemen van een nieuwe collega; een Ondersteunend medewerker Zorginhoudelijke Klantadviseurs LZ.
]    Het belang van deze nieuwe functie werd duidelijk gedurende het zwangerschapsverlof van deze collega. Om deze reden heb ik deze werkzaamheden voor een half jaar overgenomen.

Resultaat

Het aannemen van de nieuwe collega Ondersteunend medewerker Zorginhoudelijke Klantadviseurs LZ leidde tot een verlichting van de administratieve werkzaamheden bij de Zorginhoudelijke Klantadviseurs. Het mooie aan deze functie is dat die alles behalve statisch is. De punten die voort zijn gekomen uit de inventarisatie, vormen de basis van de werkzaamheden. Hier kan echter op elk moment een (tijdelijke) uitbreiding in plaats vinden.

Zo heeft mijn kennis van Excel geleid tot vraagstukken van collega’s. Een voorbeeld hiervan is het dashboard dat men gebruikt binnen de afdeling Klantadviseurs. Vanuit een query komen de meerzorgaanvragen, EKT en PGB in dit dashboard terecht, waarna deze verdeeld worden over de Klantadviseurs. Hierin ontstaan soms problemen als het niet goed weergeven van data, aanvragen die niet binnengekomen zijn, verkeerd toegewezen aanvragen, etc.

Hiervoor weten de klantadviseurs mij te vinden, ik kan hen ondersteunen in het oplossen van deze problemen. Ook leidt dit weer tot nieuwe inzichten. Het zorgt ervoor dat de werkzaamheden almaar uitgebreider worden, terwijl de administratieve last bij de Klantadviseurs steeds meer wordt teruggebracht.

citaten uit praktijkcasus: administratieve werkdruk verlagen

In het kort:

Doel: administratieve werkdruk verlagen bij de Zorginhoudelijke Klantadviseurs Langdurige Zorg.
Resultaat: de ondersteunend medewerker Zorginhoudelijke Klantadviseurs zorgt voor een verlichting in de administratieve werkzaamheden bij de Klantadviseurs. Hierdoor kunnen zij meer aandacht besteden aan de zorginhoudelijke werkzaamheden.
Overige resultaten: deze nieuwe functie is dynamisch. Niet alleen de geïnventariseerde werkzaamheden worden uitgevoerd, maar nog veel meer taken daaromheen.

Geïnspireerd geraakt?

Neem contact met ons op! Dit kan via support@apsupport.nl of +31 (0)35 – 699 11 66.

Meer praktijkcasussen lezen? Dat kan hier!