Over AP Support | Zorg

Praktijkcasus Veronique: Excel als tool gebruiken om personeelscapaciteit inzichtelijk te maken

Aanleiding

Voor het meewerken aan administratieve processen, was het van belang dat er toegang tot de benodigde systemen was. Dit duurde iets langer dan verwacht, omdat de toegang door een externe partij geregeld werd. Als net gestarte consultant stond ik open voor een andere opdracht om meteen een bijdrage te kunnen leveren aan het team.

Mijn managers waren op dat moment samen met een medewerker bezig om een nieuw rooster te maken om verlofaanvragen centraal inzichtelijk te kunnen krijgen voor de drie teams Persoonsgebonden Budgetten. Gezien de toegang tot de systemen nog op zich liet wachten, werd mij dit vraagstuk voorgelegd. Als consultant ben ik hier direct mee aan de slag gegaan.

Wens was daarbij om een koppeling te maken met de aanwezige capaciteitsplanning, overzicht te creëren en meerdere bestanden samen te voegen tot één Excelbestand. De centrale vraagstelling tijdens het project luidde: Hoe kunnen we overzicht creëren betreffende de huidige bezetting middels een centraal teamrooster, gekoppeld aan de capaciteitsplanning?

Uiteindelijk is er een rooster gecreëerd om de bezetting per week van dag tot dag inzichtelijk te krijgen. Middels formules is de capaciteitsplanning aan het wekelijkse rooster gekoppeld. 

Oplossing

Alle documenten met betrekking tot capaciteit en het rooster zijn samengevoegd tot een groot Excelbestand. Hierdoor heeft elk team een centrale plaats om in één oogopslag overzicht te verkrijgen over de bezetting van die dag. Daarnaast worden verlofdagen in dit bestand bijgehouden, zodat er een actueel overzicht is van de capaciteit van die dag. Dit is vooral waardevolle informatie voor het management.

Aanpak

Er was een format gemaakt door een collega. Dit is in goed overleg uitgebreid, zodat het toepasbaar zou zijn voor alle maanden. Het format bevatte de maand januari met de drie teams per medewerker uitgesplitst en qua uurverdeling per dag. Om nog meer overzicht te creëren is er vervolgens middels Excel-koppelingen bekeken of de capaciteitsplanning aan het rooster gekoppeld kon worden. Dit is gelukt, waardoor er in één oogopslag gezien kan worden wat verlof met de aanwezige capaciteit doet.

Resultaat

Onderstaande afbeelding is een geanonimiseerd resultaat van het teamrooster. Naar aanleiding van het totaal aantal uren wordt de capaciteit middels een apart Excel-tabblad bijgehouden. Middels verwijzende formules wordt er op basis van de daadwerkelijke bezetting een onder/overcapaciteit-getal inzichtelijk gemaakt. Op basis hiervan heeft de manager waardevolle informatie. Kan de liggende werkvoorraad voor die week weggewerkt worden? Moet er op langere termijn wellicht personeel bij komen?.

Aanbevelingen

  • Bekijk welke documenten relevant zijn voor het team en of er eventuele koppelingen in tabbladen te maken zijn, middels Excel.
  • Het maken van een basisopzet is van belang voor het komen tot overeenstemming. Deze kan later uitgebreid worden.
  • De basisopzet kan vervolgens uitgebreid worden voor alle maanden.
  • Na de uitbreiding kan er gekeken worden naar hoe koppelingen middels formules gerealiseerd kunnen worden.
  • Voor waarborging is het van belang dat er een beheerder van het rooster aangesteld wordt. Deze voert de verlofaanvragen en nieuwe personeelsleden toe. Middels het beveiligen van de tabbladen met wachtwoorden, kan het rooster beschermd worden tegen ongewenste wijzigingen.
  • De capaciteitsplanning moet per week bijgehouden worden met actuele cijfers over werkvoorraden. Voor het invullen hiervan kan achteraf het daadwerkelijke cijfer ingevuld worden. Voor de vooruitblik kan een gemiddelde gebruikt worden.
  • De manager kan aan de hand van de gegevens sturen op capaciteit en zien of de liggende werkvoorraad door het personeel weggewerkt kan worden. Indien dit niet het geval is, kan een manager besluiten nieuwe personeelsleden te werven om weer op voldoende capaciteit te komen.

Geïnspireerd geraakt?

Neem contact met ons op! Dit kan via support@apsupport.nl of +31 (0)35 – 699 11 66.

Meer praktijkcasussen lezen? Dat kan hier!