Over AP Support | Zorg

Succesverhaal Maxime en Jessie: verbeteren van onderlinge samenwerking en optimaliseren van processen

Wat was de opdrachtsituatie en het vraagstuk?

Bij een zorgkantoor werken wij als tijdelijke procesondersteuners. Deze functie voeren wij uit voor het Team Huisbezoeken. Officieel bestaat de functie procesondersteuner niet in dit team, waardoor we onze taken die we nu hebben opgepakt uiteindelijk weer dienden terug te leggen in het team. Daarnaast was er een wens om de samenwerking onderling te bevorderen en procesverbetering door te voeren.

Welke oplossing hebben jullie daarvoor bedacht?

Wij hebben allebei een ander thema binnen deze opdracht onder handen genomen, wat de onderlinge samenwerking en procesverbetering zou moeten bevorderen.

1) Omdat de samenstelling van het team afgelopen jaar is veranderd wegens de komst van meer nieuwe collega’s, hebben we besloten een teamdag te organiseren. Om elkaar in eerste instantie weer eens, en voor sommigen voor de eerste keer, fysiek te ontmoeten. Daarnaast wilden we terug te gaan naar de basis: hoe werken wij samen? Ook wilden we wat informatie delen over zelforganiserend werken. 

2) Tijdens het najaar was er ruimte om binnen dit team ons werk weer fysiek en op locatie te gaan uitvoeren. Hiervoor moest een duidelijk logistiek plan worden opgezet. Daarnaast was er een wens om een planningstool te creeëren voor het plannen van deze afspraken voor huisbezoeken. Hiervoor heb ik contact gelegd met meerdere afdelingen en zijn we samen tot een requirementlijst gekomen.

Hoe hebben jullie dit aangepakt?

Omdat we bij de zorgverzekering al zelforganiserend werken en daar teamcoaches in dienst hebben, heb ik ervoor gekozen om intern deze teamcoaches te benaderen. Want hoe mooi is het om gebruik te maken van de kwaliteiten die je in het bedrijf al beschikbaar hebt? Dit heb ik tevens bewust gedaan door een connectie te maken met de zorgverzekering en het zorgkantoor. Twee teamcoaches hebben het ochtenddeel van de teamdag verzorgd en een externe organisatie Team Speling heeft het middag deel verzorgd. Het middag-gedeelte bestond uit ontspanning met een knipoog.

Voor het teruggaan naar het fysiek afleggen van huisbezoeken heb ik in Excel een prioriteitenschema opgesteld. Hierbij kwamen de belangrijkste signalen bovenaan te staan en werd de juiste klantadviseur hieraan gekoppeld. Op basis hiervan heb ik een logisch tijdsschema gemaakt. Dit heb ik gecoördineerd en ik heb op tijd met de juiste collega`s gecommuniceerd wanneer welke stap genomen diende te worden.

Wat was het resultaat?

Het resultaat was dat er nieuwe energie ontstond om met elkaar te pionieren in zelforganiserend werken. Het gaf inzicht in de samenwerking zoals die nu is en waar het team uiteindelijk naar toe zou willen. We hebben elkaar nu allemaal weer eens fysiek ontmoet, inclusief de nieuwe collega’s. Dit zorgt voor meer connectie en begrip onderling. Na de teamdag zijn er ideeën ontstaan omtrent zelforganiserend werken waar we de komende maanden verder mee aan de slag gaan!

Door snel te schakelen bij elke aanpassingen betreffende de landelijke maatregelen rondom Covid 19, hebben we ervoor gezorgd dat de doelstelling behaald is voor het einde van het jaar! Daarnaast wordt er gekeken welke planningstool geschikt is om hier het planningsproces te vergemakkelijken.

Welke tip(s) heb jij aan lezers?

Al snel wordt een groep mensen een team genoemd. Om een team te zijn waarin je effectief, efficiënt en fijn met elkaar samenwerkt is meer nodig dan alleen vakmensen bij elkaar zetten. Het vergt veel communicatie, afstemming en begrip onderling. Herinner jij je een team waarin je echt in de flow werkte met elkaar? Dat is pas teamwork!

De tip die ik jullie mee wil geven is: als het moeilijk begint te worden en je ziet toch nog een opening: maak daar dan altijd gebruik van. Ik had nooit gedacht dat de planningstool uiteindelijk nog uitgezocht zou worden, maar door doorzettingsvermogen en het bij verschillende partijen te blijven benoemen, is er toch gehoor aan gegeven. Don’t give up!

Geïnspireerd geraakt?

Neem contact met ons op! Dit kan via support@apsupport.nl of +31 (0)35 – 699 11 66.

Meer praktijkcasussen lezen? Dat kan hier!